Förenkla, skala och väx:
Därför är automatisering en nyckel till tillväxt

Det pratas mycket om automatisering - och ofta med fokus på att spara tid, förenkla och slippa repetitiva uppgifter. Och det stämmer. Automatisering är ett sätt att göra vardagen och verksamheten lite smidigare, men det är också mer än så.

För många företag är automatisering inte bara ett sätt att jobba smartare, det är en förutsättning för att kunna arbeta effektivt i stor skala, dra nytta av data och erbjuda personliga upplevelser till sina kunder. Utan automatisering blir det svårt att hänga med när volymerna växer, när kunder förväntar sig relevans i varje steg, och när beslut behöver tas på rätt data, i rätt tid. Du kan helt enkelt inte manuellt analysera tusentals datapunkter, individanpassa innehåll för varje besökare, eller skala upp dina interna processer utan att tekniken hjälper till. Automatisering är det som gör det möjligt.

Hur automatisering kan se ut i praktiken

Att automatisera handlar i grunden om att göra saker enklare. Inom mjukvaruutveckling pratar man ibland om “Don’t repeat yourself”, dvs. gör inte om samma moment om och om igen. Samma tänk kan appliceras på affärsprocesser och arbetsuppgifter, vad kan vi låta tekniken hantera? Det kan vara så enkelt som att schemalägga inlägg eller så avancerat som att låta en AI anpassa innehållet på er webbplats i realtid - beroende på vem som besöker den.
Automatisering kan ta många former, från små smarta hjälpmedel i vardagen till avancerade AI-lösningar som driver hela processer. Här är några konkreta exempel på hur automatisering kan användas.

Smarta arbetsflöden som sparar tid

I många organisationer ser vi till exempel hur enkla automatiserade arbetsflöden kan minska onödigt dubbelarbete. Kanske matas samma information in manuellt i flera system, något som istället kan lösas med en integration via API. Till exempel när någon fyller i ett formulär på webbplatsen kan ett nytt ärende automatiskt skapas i CRM-systemet, ett mejl skickas till ansvarig och samtidigt triggas ett internt meddelande i Slack eller Teams.

Enkla botar i chattverktyg kan också användas för att påminna om deadlines, veckouppföljningar eller leveranser. Ett exempel är en bot som varje fredag pingar teamet om vad som ska prioriteras inför nästa vecka. Litet, men värdefullt.

I vissa fall räcker det också med ett skript, alltså ett mindre program, som till exempel kan användas i samband med en webbplatsmigrering där innehåll behöver föras över från ett äldre CMS till ett nytt. I stället för att göra det manuellt sida för sida kan ett skript hämta innehållet, anpassa strukturen och automatiskt lägga in det på rätt plats i det nya systemet. Särskilt värdefullt när man hanterar stora mängder data.

För rapportering och datadrivet arbetssätt

Ett annat vanligt område är rapportering och datavisualisering. Många sitter idag och manuellt plockar statistik från olika system. Här går det enkelt att automatisera insamlingen och sätta upp dashboards som uppdateras i realtid, till exempel med Looker Studio, så att teamet alltid har tillgång till aktuella siffror som förenklar att jobba datadrivet.

Automatiserad personalisering

Även personalisering av webbupplevelser är ett område där automatisering gör stor skillnad. Verktyg som rek.AI eller Umbraco Engage kan styra innehåll, menyer och rekommendationer utifrån vem som besöker sajten, automatiskt och i realtid. Det gör det möjligt att leverera en mer relevant upplevelse.

System som pratar med varandra

​​I större projekt handlar automatisering ibland om mer komplexa systemintegrationer, till exempel när flera olika system (som webbplattform, CRM, affärssystem och externa databaser) behöver prata med varandra. Det kan handla om att automatiskt föra över information mellan systemen, skapa uppdaterade innehållsflöden i realtid, eller se till att data som lagras på ett ställe speglas korrekt på ett annat. Med rätt uppsättning kan integrationer inte bara spara tid utan också minimera fel, förenkla underhåll och skapa en mer sömlös upplevelse både för medarbetare och användare.

Avancerade AI-drivna processer

För mer avancerade behov och komplexa arbetsflöden ser vi också hur AI-agenter börjar ta plats. De kan till exempel automatiskt samla research inför ett nytt innehåll, föreslå förbättringar på en landningssida eller sortera kundfeedback utifrån vad som är mest brådskande att agera på. I vissa fall kan de även ta hand om hela processer, från input till leverans, och på så vis skapa helt nya sätt att arbeta på.

Som exemplen visar så kan automatisering ske på många olika nivåer, från det lilla till det stora. Oavsett om det handlar om att slippa skicka samma påminnelse varje vecka, eller att bygga en helt ny process för att anpassa innehåll i realtid, så finns det oftast något att börja med. Allteftersom ni ser resultat kan ni sedan utveckla mer avancerade lösningar. Och rätt implementerat gör det både ert eget arbete effektivare och kundupplevelsen bättre.

En enkel övning: identifiera era automationsmöjligheter

Hur kommer man då igång i praktiken? Ett första steg är att identifiera vad som kan automatiseras internt. Här är en snabb övning du kan göra med ditt team eller i din verksamhet.

1. Brainstorma repetitiva moment

Lista de arbetsuppgifter eller delmoment ni gör om och om igen. Titta på en vanlig arbetsvecka, vilka uppgifter återkommer frekvent? Vad känns som att “detta har vi gjort hundra gånger förut”? Involvera gärna medarbetare från olika avdelningar för att få en heltäckande bild.

2. Markera tidstjuvar och flaskhalsar

Gå igenom listan och markera de aktiviteter som tar oproportionerligt mycket tid eller ofta blir flaskhalsar. Det kan vara steg i en process som alltid drar ut på tiden, eller moment där ni märker att fel ofta smyger sig in.

3. Fundera på lösningar

För varje identifierat moment, tänk igenom om det finns teknik som skulle kunna lösa det. Finns det ett verktyg ni redan använder som har en automationsfunktion? Går det att koppla ihop två system ni jobbar i så att de “pratar” med varandra istället för att ni matar in information manuellt?

Många organisationer vet vilka problem som finns, men är osäkra på tekniken som krävs för att lösa dem. Här kan en partner med automationskompetens vara guld värd. En extern expert kan hjälpa till att kartlägga era processer i detalj och komma med förslag på verktyg eller upplägg ni kanske inte kände till. Ibland räcker det med ett par workshops för att identifiera lågt hängande frukter och komma igång med arbetet.

En viktig nyckel till tillväxt och innovation

Poängen är att automatisering inte längre är bara något man “ska testa”. Det är något allt fler behöver för att över huvud taget hålla jämna steg. Det handlar inte bara om att jobba smart, utan om att möjliggöra tillväxt, relevans och innovation.

• Har ni ambitioner att bli mer datadrivna? Då behöver ni automatiserade flöden för insamling, analys och aktivering av data.
• Vill ni jobba med personaliserade upplevelser? Då behöver ni automatisering för att det ska kunna ske i skala.
• Vill ni skapa utrymme för utveckling, kreativitet och innovation? Då behöver ni automatisering för att få loss tid och kapacitet.

Automatisering är ingen quick fix – men det ger en långsiktig vinst

Det är lätt att tro att automatisering är att “trycka på en knapp”, men det kräver ofta (om inte alltid) en del förarbete. Att identifiera, planera och bygga upp smarta flöden tar tid. Men när det är på plats då frigör ni tid, får bättre kvalitet och skapar förutsättningar för att växa. Och bäst av allt? Ni får mer tid över till det som är viktigt, och som ni vill göra själva.

Vill ni bolla vad det skulle kunna vara i er verksamhet? Hör av er, vi hjälper gärna till.